Eläkekassa Verso hoitaa työntekijän eläkelain (395/2006, TyEL) ja yrittäjän eläkelain (1272/2006, YEL) mukaista lakisääteistä työeläketurvaa ja käsittelee henkilötietoja edellä mainituissa laeissa säädettyjen tehtävien hoitamiseksi.

Eläke-Tapion eläkesäännön mukaisten lisäeläkkeiden sekä Eläkekassa Verson vuokralaisten osalta henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Rekisteröity voi perua suostumuksensa.

Tietoja käytetään ainoastaan siihen tarkoitukseen, johon niitä on kerätty.

Rekisteröidyt ovat
* työntekijöitä ja yrittäjiä, joiden eläketurva on järjestetty eläkekassassa
* eläkekassalta eläkettä hakeneita tai saavia henkilöitä
* eläkekassan vuokralaisia

Eläkekassa käsittelee henkilötietoja, joita tarvitaan eläkkeen hakemiseen, eläkeoikeuden selvittämiseen, eläkkeen määräytymiseen tai eläkkeen maksamiseen. Henkilötietoja käsitellään myös siltä osin, kun niitä tarvitaan eläkekassan eläkevastuun laskemiseen ja vakuutusmaksujen määräämiseen.

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat mm. seuraavat henkilötiedot:
* Henkilön perus- ja yhteystiedot
     - nimi, henkilötunnus, kieli, kansalaisuus, kuolinpäivä
     - osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
     - yhteyshenkilöt ja edunvalvojat sekä näiden yhteystiedot
* Työsuhteeseen tai yrittäjyyteen liittyvät tiedot
     - työnantajan nimi
     - työsuhteen kesto- ja ansiotiedot siltä osin kuin työsuhde vakuutettu Eläkekassa Versossa
     - yrityksen nimi ja yhteystiedot
      - yrittäjätoiminnan kesto- ja työtulotiedot siltä osin kuin yrittäjätoiminta on vakuutettu Eläkekassa Versossa
* Eläkkeen hakemiseen liittyvät tiedot
     - eläkeoikeuden selvittämisessä tarvittavat tiedot
     - terveydentilatiedot työkyvyttömyyden arviointia sisältävissä hakemusasioissa
     - perhesuhdetiedot
* Eläkkeen määräytymiseen liittyvät tiedot
     - eläkeikä, karttunut eläke
     - tiedot muista eläkkeeseen vaikuttavista sosiaalietuuksista
     - eläkkeen määrään vaikuttavat muut tiedot
* Eläkkeen maksamiseen liittyvät tiedot
     - pankkiyhteys
     - ennakonpidätystiedot
     - eläkkeen määrä
     - muut maksunsaajat

Eläkekassa kerää ja tallentaa vuokralaisistaan vain välttämättömiä tietoaja vuokrasopimuksen molemminpuolisten velvoitteiden noudattamista varten. Näitä tietoja ovat: 
- nimi
- henkilötunnus
- osoite
- sähköpostiosoite
- pankkitili
- luottotiedot
- vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot
- kaupparekisteriote

Eläkekassa saa henkilötietoja rekisteröidyiltä itseltään. Lisäksi tietoja saadaan tahoilta, joilla on laissa säädetty oikeus tai velvollisuus luovuttaa tietoja. Tietoja saadaan ja rekisteröidään vain siinä laajuudessa, kuin se on tarpeellista asioiden hoitamista varten.

Eläkekassa saa säännönmukaisesti henkilötietoja mm. seuraavilta tahoilta:
* työnantaja
* toinen eläke- tai vakuutuslaitos
* Eläketurvakeskus
* Kansaneläkelaitos
* sosiaaliviranomaiset
* työttömyyskassat
* työvoimaviranomaiset 
* lääkärit, sairaalat, terveyskeskukset
* pankki
* verohallinto
* väestörekisterikeskus
* ulosottoviranomainen

Vuokralaisten tietoja saadaan rekisteröidyiltä itseltään sekä seuraavilta tahoilta:
* Asiakastieto
* Kaupparekisteri
* Tilaajavastuu
* Kiinteistönvälittäjät 

Eläkekassan henkilötietoja luovutetaan vain laissa säädettyjen tiedonsaantioikeuksien sekä luovutusoikeuksien ja -velvollisuuksien mukaisesti. Henkilötietoja voidaan joissain tilanteissa luovuttaa myös rekisteröidyn suostumuksella. 

Henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti mm. seuraaville vastaanottajille:
* Eläketurvakeskus
* toinen eläkelaitos
* Kansaneläkelaitos
* työnantajat
* pankki
* verohallinto
* työttömyyskassat
* työvoimaviranomaiset
* sosiaaliviranomaiset
* ulosottoviranomainen
* muutoksenhakuelimet

Eläkekassa ei siirrä henkilötietoja EU-alueen ulkopuolelle. Jos henkilötietoja on tarpeen siirtää EU-alueen ulkopuolelle, siirrossa turvataan henkilötietojen suoja mm. EU:n mallilausekkeiden mukaisilla sopimusjärjestelyillä.

Eläkekassa säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin käsittelyn peruste on olemassa. Tämän jälkeen henkilötiedot hävitetään. Eläkekassa noudattaa lakisääteisiä säilyttämisaikoja.

* Vakuuttamiseen liittyvät henkilötiedot vakuutuksen voimassaoloajan ja kymmenen sen jälkeistä kalenterivuotta
* Eläke- tai kuntoutusasiaan liittyvät henkilötiedot vakuutetun elinajan sekä viisi sen jälkeistä kalenterivuotta
* Perhe-eläkkeeseen liittyvät henkilötiedot perhe-eläkkeen maksuajan ja viisi sen jälkeistä kalenterivuotta
* Vakuutusmaksun perinnän henkilötiedot perinnän päättymiseen ja viisi sen jälkeistä kalenterivuotta
* Valitusasiaa koskevat henkilötiedot 50 vuotta, jollei niitä ole em. kohtien mukaan säilytettävä tätä pidempää aikaa
* vuokrasopimuksiin ja kiinteistöhallinnon laskutukseen liittyvät tiedot 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt
* vuokrasopimuksiin ja kiinteistöhallinnon laskutukseen liittyvät tiedot, jotka liittyvät verotukseen 10 vuotta tilikauden päättymisestä

Eläkekassa käsittelee kaikkia henkilötietoja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Henkilötietojen tietoturvallisuus on järjestetty sekä teknisillä että organisatorisilla turvatoimilla. Henkilötietojen tietosuojaa ja tietoturvaa valvotaan ja kehitetään.

* Käytettävien tietojärjestelmien sekä muiden sähköisten käsittelyvälineiden asianmukaisesta tietoturvasta on huolehdittu.
* Tietojärjestelmien käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan.
* Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti ja noudattaen minimioikeuskäytäntöä.
* Käyttäjiä koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus.
* Käyttäjille on annettu ohjeistus henkilötietojen käsittelyyn ja heitä koulutetaan säännöllisesti.
* Henkilötiedot säilytetään kulunvalvonnan alaisissa ja suojatuissa tiloissa.
* Tietoja luovutetaan vain lainsäädännön oikeuttamille tahoille ja tällöinkin tiedot luovutetaan tietoturvallisesti.

Eläkekassan lukuun toimivat henkilötietojen käsittelijät noudattavat samoja periaatteita ja velvoitteita henkilötietojen käsittelyssä ja suojaamisessa kuin eläkekassa.

Käsittelemme tietojasi huolellisesti sekä poistamme tiedot automaattisesti, kun tietojen käsittelylle ei enää ole perustetta. Jos käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus perua antamasi suostumus.

Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta rekisteröidyt tiedot, pyytää virheellisten tietojen korjaamista, tietojen poistamista, käsittelyn rajoittamista tai tietojen siirtoa toiseen järjestelmään. Lisäksi sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä. Kaikki em. asioihin liittyvät yksilöidyt sekä perustellut pyynnöt on tehtävä kirjallisesti. Pyynnöt tulee osoittaa tietosuojavastaavalle ja lähettää postitse rekisterinpitäjän katuosoitteeseen.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojasääntelyä. Voit tehdä valituksen sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa vakituinen asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee tai jossa väitetty tietosuojalainsäädännön rikkominen on tapahtunut.